SME INSTRUMENT

Le PMI (SME – micro, small and medium-sized enterprises) rappresentano una significativa fonte di innovazione, crescita ed occupazione in Europa. Lo SME Instrument è specificamente destinato alle PMI (articolo 22 del regolamento (UE) n. 1291/2013) per sostenere le attività di ricerca e di innovazione e le capacità delle PMI nel corso delle varie fasi del ciclo di innovazione.
Tale strumento ad hoc è adeguato alle esigenze delle PMI ed è caratterizzato da open calls organizzate in tre fasi: 1. Lump sum (somma forfettaria) per esplorare la fattibilità ed il potenziale commerciale dell’idea progettuale; 2. Grant (sovvenzione) per attività di R&D con focus sulle attività dimostrative; 3. Misure di supporto e attività di networking per lo sfruttamento dei risultati.

Non vi è alcun obbligo per i partecipanti di coprire tutte e tre le fasi.

Come stabilito dal Regolamento (EU) N. 1290/2013 all’articolo 53, solo le PMI possono partecipare alle calls pubblicate a norma dello strumento specificamente destinato alle SME di cui all’articolo 22 del regolamento (UE) n. 1291/2013. Esse possono cooperare con altre imprese e con organizzazioni di ricerca o università. Pertanto la condizione minima è la partecipazione di un soggetto giuridico stabilito in uno Stato membro o in un paese associato.

Lo SME Instrument si rivolge a tutti i tipi di PMI innovative che mostrano una forte ambizione a svilupparsi, crescere ed internazionalizzarsi. Esso fornisce il supporto che copre l’intero ciclo di innovazione organizzato in tre fasi completato da un servizio di tutoraggio e servizio di coaching.

a) SME instrument phase 1 – proof of concept: Sviluppare uno Studio di fattibilità che verifica la fattibilità tecnologica/pratica oltre che economica di una idea/concept considerevolmente innovativa per il settore industriale in cui viene presentato (nuovi prodotti, processi, progettazione, servizi e tecnologie o nuove applicazioni di mercato delle tecnologie esistenti). Le attività potrebbero, ad esempio, comprendere la valutazione dei rischi, studi di mercato, coinvolgimento degli utenti, la gestione della proprietà intellettuale, sviluppo della strategia di innovazione, ricerca di partner, la fattibilità del concept per stabilire un solido progetto di innovazione ad alto potenziale allineato alla strategia aziendale e con una dimensione europea. La proposta dovrebbe contenere un business plan iniziale basato sull’idea/concetto proposta, con le specifiche dei risultati del progetto e dei criteri per il successo.

b) SME instrument phase 2 – development and demonstration: Sviluppare progetti di innovazione che affrontano una specifica sfida e dimostrano un elevato potenziale in termini di competitività e di crescita sostenuta da un business plan strategico. Le attività dovrebbero concentrarsi sulle attività di innovazione come dimostrazione, sperimentazione, prototipazione, impianti pilota, scaling-up, miniaturizzazione, design, market replication e simili con l’obiettivo di portare un’idea innovativa (di prodotto, di processo, di servizio, ecc) alla prontezza industriale e alla maturità per l’introduzione sul mercato, ma può anche includere qualche ricerca. Le PMI possono subappaltare il lavoro e la conoscenza che è essenziale per il loro progetto di innovazione. Nel caso di innovazione tecnologica è previsto un TRL (Technological Readiness Level)  pari a 6 o superiore (nella sezione G degli General Annexes vengono definiti i Technology readiness levels a cui la descrizione di un Topic può fare riferimento).
Le proposte si basano su di un business plan sia sviluppato attraverso la fase 1 che sviluppato in altro modo. Particolare attenzione deve essere rivolta alla protezione della Proprietà Intellettuale (PI); i partecipanti dovranno presentare misure convincenti per assicurare la possibilità di sfruttamento commerciale .
Le proposte devono contenere una specifica per l’esito del progetto, tra cui un primo piano per la commercializzazione ed i criteri per il successo. Il piano di commercializzazione deve dimostrare un percorso credibile per il mercato anche dimostrando la capacità di andare dallo sviluppo alla fase di produzione.

c) SME instrument phase 3 – go-to-market: il Sostegno alla commercializzazione promuove la più ampia attuazione di soluzioni innovative e supporta il finanziamento della crescita facilitando l’accesso al capitale di rischio pubblico e privato. Questa fase non prevede finanziamenti diretti, ma le PMI possono beneficiare di misure e servizi di sostegno indiretti, come l’accesso ai servizi finanziari sostenuti nell’ambito di Horizon 2020.

d) Mentoring and coaching: A ciascun beneficiario dello SME instrument sarà  offerto un sostegno di business coaching durante la Fase 1 (fino a 3 giorni di coaching) e la Fase 2 (fino a 12 giorni), in aggiunta al contributo offerto. Questo supporto sarà fornito attraverso la rete Enterprise Europe Network (EEN) e tenuto da un gruppo di qualificati ed esperti business coaches. Il locale EEN introdurrà il beneficiario al processo di coaching. L’obiettivo è quello di accelerare l’impatto del sostegno fornito attraverso lo SME instrument e di dotare i beneficiari degli skills necessari, dei processi di business e competenze rilevanti per la crescita a lungo termine.

Lo SME Instrument si compone di tre fasi distinte e di un servizio di coaching e mentoring per i beneficiari. I partecipanti possono proporsi per la fase 1, al fine di inoltrare la proposta alla fase 2, in una data successiva, o possono direttamente indirizzarsi alla fase 2. La fase 1 non è obbligatoria ma raccomandata in modo da poter presentare una proposta ben motivata per la fase 2. Comunque, le proposte da partecipanti di successo nella fase 1, saranno scrutinate e valutate  come ogni altra.
Ai partecipanti per i quali la fase 2 si è conclusa con successo, sarà offerto di beneficiare di una serie di servizi aggiuntivi, come l’accesso facilitato al capitale di rischio e a tutta la serie dei servizi ENN, al fine di aiutare con successo la commercializzazione del progetto durante la fase 3. Ogni fase è aperta a nuovi operatori.
Le calls dello SME Instrument  sono continuamente aperte ed, in generale, organizzate con 4 date di cut-off per anno. Le applicazioni possono essere sottomesse in qualsiasi momento. Le proposte sono valutate in lotti dopo ogni scadenza intermedia.
Nel 2014 e nel 2015 le PMI sono invitate a presentare proposte nell’ambito dello SME Instrument, in qualsiasi momento, all’interno delle aree Societal Challenges and Leadership in Enabling and Industrial Technologies  sotto la call: H2020-SMEInst-2014-2015, suddivisa nelle seguenti sub-calls:
    H2020-SMEINST-1-2014
    H2020-SMEINST-1-2015
    H2020-SMEINST-2-2015
    H2020-SMEINST-2-2014
Al fine di ridurre le applicazioni, sarà possibile una sola applicazione per SME, questo implica che non è possibile alcuna applicazione per la fase 1 durante la sottomissione e/o l’implementazione di un progetto in fase 2 e viceversa. Pertanto non è possibile nessuna sottomissione o implementazione di progetto concorrente con un’altra fase 1 oppure fase 2, sia che si partecipi singolarmente che come partner in un consorzio di PMI. Invece sarà possibile sottomettere una proposta allo SME instrument ed allo stesso tempo ad un altro topic non relativo allo SME instrument.

Se una proposta viene rigettata, è possibile ripresentarla entro la successiva data di cut-off.

Fase 1: Vengono finanziati tutti i costi eleggibili (costi diretti e indiretti) che possono essere ricondotti alle attività per il Feasibility study dell’idea progettuale (se propriamente implementate) e che corrispondono alla somma forfettaria stabilita come importo finanziabile dalla Commissione Europea (vedi sezione QUANTO FINANZIA).

Fase 2: Viene rimborsato il 70% dei costi eleggibili per l’azione. I costi ammissibili devono essere dichiarati nelle seguenti forme di costo: costi di personale diretti, costi diretti di subappalto, costi diretti di fornitura supporto finanziario a terze parti, altri costi diretti (es. viaggi, attrezzature, materiali di consumo); costi indiretti sulla base di una flat-rate del 25% dei costi diretti ammissibili.

Fase 3: Non sono previste sovvenzioni ma finanziamenti indiretti (es. accesso ai servizi finanziari sostenuti con Access to Risk Finance)

Fase 1: La Commission Decision C(2013)8198, che autorizza il rimborso dei costi sotto forma di somma forfettaria per la fase 1, stabilisce che il costo totale eleggibile sia di €71.249. Applicando il tasso di co-finanziamento del 70%, l’ammontare del finanziamento è stabilito a €50.000.
Al beneficiario andrà un prefinanziamento ed un pagamento a saldo: il prefinanziamento (40% della somma forfettaria) avverrà entro 30 giorni dalla data di inizio dell’azione o dalla data di entrata in vigore della convenzione, a seconda di quale è l’ultima data. Un importo pari al 5% del massimo importo della sovvenzione viene trattenuto dal pagamento del prefinanziamento e trasferito nel Fondo di Garanzia. Il saldo sarà pagato (insieme all’importo ritenuto come fondo di garanzia) entro 90 giorni dal ricevimento del report finale.

Fase 2: Il contributo dell’EU nella forma di concessione si prevede essere dell’ordine di €500.000 fino a €2,5 milioni. Tuttavia, questo non preclude la presentazione e selezione delle proposte che richiedano altri importi. Il Funding rate per la fase 2 è del 70% dei costi eleggibili (eccezionalmente, 100% dove la componente di ricerca è fortemente presente).
Al beneficiario andrà un prefinanziamento; uno o più pagamenti intermedi ed il pagamento del saldo. Il prefinanziamento avverrà entro 30 giorni dalla data di inizio dell’azione o dalla data di entrata in vigore della convenzione, a seconda di quale è l’ultima data. Un importo pari al 5% del massimo importo della sovvenzione viene trattenuto dal pagamento del prefinanziamento e trasferito in nel Fondo di Garanzia. I pagamenti intermedi rimborsano i costi eleggibili sostenuti per l’implementazione dell’azione durante i corrispondenti reporting periods. Questi saranno pagati dalla Commissione entro 90 gg dal ricevimento del report periodico. L’importo dovuto è calcolato applicando ai costi eleggibili il tasso di rimborso del 70%, nei limiti del 90% dell’importo massimo della sovvenzione. Il pagamento del saldo (insieme all’importo ritenuto come fondo di garanzia) che avviene entro 90 giorni dal ricevimento del report finale, rimborsa la rimanente parte dei costi sostenuti dal beneficiario per l’implementazione dell’azione.

Fase 3: le PMI possono beneficiare di misure e servizi di sostegno indiretti, come l’accesso ai servizi finanziari sostenuti con Access to Risk Finance.

TEMPISTICA:

Fase 1: I progetti dovrebbero durare circa 6 mesi.
Fase 2: I progetti dovrebbero durare tra i 12 ei 24 mesi.
L’apertura delle calls per lo SME Instrument è partita il 01/03/2014. Le deadlines sono di seguito riportate:

Fase 1: 18/06/2014, 24/09/2014, 17/12/2014

Fase 2: 09/10/2014, 17/12/2014

Fase 1: 18/03/2015, 17/06/2015, 17/09/2015, 16/12/2015

Fase 2: 18/03/2015, 17/06/2015, 17/09/2015, 16/12/2015

Il Calendario indicativo per la valutazione e la firma della convenzione di sovvenzione è il seguente:

• Informazioni sull’esito della valutazione due mesi dopo la corrispondente data di cut-off sopra indicata per la fase 1 e quattro mesi dopo la corrispondente data di cut-off sopra indicato per la fase 2.
• Data indicativa per la firma delle convenzioni di sovvenzione un mese dalla data di avviso ai richiedenti nella fase 1 e due mesi dalla data di avviso ai richiedenti nella fase 2.

Le domande di finanziamento possono essere presentate esclusivamente mediante procedura telematica sul Portale del Partecipante di Horizon2020. L’accesso al sistema di sottomissione elettronica è possibile nella sezione Submission Service all’interno del Topic selezionato. Naturalmente per poter inviare una proposta di progetto sarà necessario creare, se non si possiede, un user account (ECAS account); successivamente l’organizzazione deve essere registrata (fornendo informazioni sullo stato legale e finanziario) e deve possedere un Participant Identification Code (PIC) a nove cifre che è l’identificatore univoco dell’organizzazione e dovrà essere inserito nella proposta ed in ogni corrispondenza con la Commissione. Se la proposta viene valutata positivamente, sarà necessario validare l’organizzazione, designare un rappresentante (LEAR) ed effettuare il self-check sulla vitalità finanziaria (financial viability) della propria organizzazione.

La presentazione della proposta di progetto è possibile solo attraverso il sistema di sottomissione elettronica: si tratta di una procedura guidata online che guida l’utente step-by-step nella preparazione della proposta. La proposta si compone di due parti principali: il form amministrativo e l’allegato tecnico, che è la descrizione dettagliata del progetto di ricerca e innovazione previsto delineando work packages, costi, ecc. Ulteriori allegati obbligatori o facoltativi possono essere richiesti dalla call e dal topic specifico, come indicato nel sistema di sottomissione. Le proposte presentate sono valutate sulla base dei seguenti criteri di aggiudicazione: a) eccellenza; b) impatto; c) qualità ed efficienza dell’attuazione.

Durante l’implementazione dell’azione, relativamente alla fase 1, ci sarà un solo reporting period. Entro i 60 giorni seguenti la sua fine, il beneficiario deve sottomettere un report finale con inclusa la richiesta di pagamento del saldo. ll beneficiario deve per un periodo di 3 anni dopo il pagamento del saldomantenere adeguati archivi e ogni altra documentazione di supporto per dimostrare che i corrispondenti tasks o parte dell’azione sono stati attuati correttamente. Il beneficiario non ha bisogno di identificare i costi reali ammissibili coperti o fornire documentazione di supporto per dimostrare l’importo dichiarato come somma forfettaria. Esso deve renderli disponibili a richiesta o nel contesto dei controlli, esami, audits o indagini. I documenti devono essere originali.

Relativamente alla fase 2, il beneficiario dovrà fornire report periodici (contenenti informazioni tecniche e finanziarie) insieme alle richieste di pagamenti intermedi.Tali report devono essere presentati entro 60 giorni successivi la fine di ciascun reporting period. Alla fine del progetto, oltre alla relazione periodica per l’ultimo periodo di riferimento, il beneficiario deve (art.20.4) presentare la relazione finale che deve includere (a) un final technical report e (b) il final financial report contenente il final summary financial statement (Allegato 4 del GA) creato automaticamente dall’electronic exchange system e la richiesta di pagamento del saldo; inoltre, se necessario si dovrà presentare un certificate on the financial statements (CFS) che copra tutti i reporting periods. Il beneficiario deve, per un periodo di 5 (tre per low value grant ovvero finanziamenti uguali o inferiori a €60.000 anni) dopo il pagamento del saldo  mantenere adeguati archivi e ogni altra documentazione di supporto per dimostrare l’appropriata implementazione dell’azione ed i costi che sono stati dichiarati eleggibili. Esso deve renderli disponibili a richiesta o nel contesto dei controlli, esami, audits o indagini.

Le calls dello SME Instrument sono continuamente aperte ed organizzate con date di cut-off intermedie ogni anno. Le applicazioni possono essere sottomesse in qualsiasi momento. Le proposte sono valutate in lotti dopo ogni scadenza intermedia. Per le calls per gli anni 2014-2015, pubblicate in data 11/12/2013, la sottomissione è aperta a partire dal 01/03/2014.

E’ possibile scaricare qui i documenti di riferimento per le calls relative allo SME Instrument.

E’ possibile scaricare qui i proposal templates per la predisposizione delle proposte di progetto, per la fase 1 e la fase 2, ed i modelli di convenzione per la sovvenzione (GA-grant agreement).